Osallistuin muutama päivä sitten kyselyyn, jossa minua pyydettiin antamaan numeroarvioita tietyille elintarvikkeille. Sen jälkeen oli vielä avoin kysymys: ”Käytätkö joitain muita tähän tuoteryhmään kuuluvia tuotteita?” Vastaukseni oli lyhyt ja ytimekäs ”Kyllä”, vaikka tiedän, että kysyjä olisi halunnut minun nimeävän muut käyttämäni tuotteet.
Olenko pikkumainen hiustenhalkoja? Kenties. Mutta koska kommunikointi on erityisosaamistani, jota opetan myös muille, kaikenlaiset epämääräisyydet pistävät silmään ja kaihertavat korvia.
Jokapäiväinen puheemme on täynnä vihjailuja, kiertoilmaisuja, verhottuja vaatimuksia tai moitteita. Jos vietät päivän kiinnittäen huomiosi omiin ja muiden puheen epämääräisyyksiin, lyön vetoa, että yllätyt. Tarkoitin siis, että olen varma siitä, että huomaat niitä enemmän, kuin olit odottanut.
”Otatko lisää kahvia?” on ihanan simppeli kysymys, johon on usein yllättävän vaikeaa vastata kyllä tai ei! Usein vastaus on jotain tällaista kuten ”Minulla on vielä vähän”. Eli siis mitä?
”Se sun raportti puuttuu vielä” saattaa esimiehesi sanoa sinulle. Koska se ei ole kysymys, tarvitseeko sinun vastata? Ja jos, niin mitä? Entä jos hän sanoisi: ”Hei Jaska, lupasit sen raporttisi valmiiksi jo eiliseksi. En ole saanut sitä vielä. Voitko antaa sen minulle nyt?” Kummallekaan ei jää epäselväksi, miten kysymykseen kuuluu vastata, ja mitä sitten seuraa.
Täsmällisten pyyntöjen kuuleminen on yllättävän harvinaista herkkua. Ja on totta, että harjoittelu voi tuntua aluksi vaivalloiselta. Mutta on todella palkitsevaa huomata, miten nopeasti sen oppii ja miten monella tavalla tuo taito helpottaa elämää. Hyvästi väärinymmärrykset ja muut sekaannukset, tervetuloa helppous, täsmällisyys ja tarkkuus! Selkeät pyynnöt helpottavat delegointia, vievät asioita nopeammin eteenpäin ja antavat niiden esittäjästä jämäkän kuvan. Eikä kenenkään tarvitse korottaa ääntään.
Kun eräs hyvä ystäväni alkoi dementoitua, yksi oireista oli se, että hän alkoi ottaa kaiken kuulemansa aivan kirjaimellisesti. Hänen kanssaan oli käytettävä selkeää ilmaisua, kun kaikki piti ilmaista juuri niin kuin asia on. Kunnes mikään puhe ei enää mennyt perille.
Jos sinusta tuntuu, että teidän organisaatiossanne on tarvetta täsmällisemmälle sisäiselle kommunikoinnille, lähetä minulle sähköposti, jonka otsikossa on sana ”täsmäviestintää”. Lisää viestiin yhteystietosi, niin minä huolehdin lopusta.
Helppoa, eikö totta?
PS Oikea vastaus on ”kyllä”.
